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ビジネスシーンでの連絡は『メール派』?それとも『電話派』?

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一時期論争が巻き起こっていた、この話題。

  • 「急ぎの件なのに電話じゃなく、メールで連絡して来るヤツは一体何を考えてるんだ」
  • 「ビジネスシーンにおける連絡こそメールで行うべきでしょう」

世代間での感覚の違いやこれまでの仕事のこ仕方などによって、様々な考え方があると思われますが、果たしてどちらが正解なのでしょうか。

これから社会に出ていこうとする新生社会人や、会社に入って数年の新人達には優先順位がよく判らず戸惑ってしまうということもあるかもしれません。

今回はこの「メールか。電話か。」論争について、個人的な見解を書いてみたいと思います。よろしければ、参考にしてみてやってください。


「メール」「電話」それぞれのメリット・デメリット

まずは、それぞれのメリット・デメリットをまとめてみたいと思います。

メール

【メリット】

  • 受け手側が確認のタイミングを選べる
  • 内容が残る
  • 添付ファイルなどの資料が使える

【デメリット】

  • 即応性が低い
  • 情報漏えい(誤送信)リスク
  • メールの作成・確認に時間をとられる

電話

【メリット】

  • 即応性が高い
  • 情報漏えいリスクの軽減

【デメリット】

  • 相手の都合を選ばない
  • 内容が残らない
  • 添付ファイルなどの資料の確認ができない

こんなところでしょうか。

やはり、メール派の一番の主張は「相手側が確認のタイミングを選択できる」というメリットであり、電話派は「即応性が高い」という部分でしょう。

これはそれぞれまさにその通りだと思います。

しかし、欧米のビジネスシーンにおいては、電話による「伝言メモ」も日常的に利用されていますので、そのことから言えばメールのメリットを電話で実現することも可能といえば可能なわけで、日本でそういったやり方に馴染みがないだけという見方もできます。

そういう意味で、相手側にタイミングを決めてもらえるという意味においては差が無い様に思われます。

一方で、内容が残るかどうか、という点も大きなポイントかと思います。

ビジネスを進めていくにあたって、後々になって「あの時何て言ってたっけ?」「どんなやり取りをしていたんだっけ?」といった局面は、ままあることです。

そのため、メールでのやり取りの内容が残っていることが後々になって役に立つ、という状況は起こりえます。

しかし、さらに突っ込んで「リスク」という観点から考えてみると、メールは文章を送ってしまった以上、基本的には取り消すことはできません。送信者の意図せぬ相手に、見られるとまずい内容を送ってしまうというリスクがあるわけです。また、ハッキングなどによって、データとなった送信履歴を盗み見られる可能性もあります。

電話でも、「盗聴」などの特殊な場合はリスクが出てきますが、基本的にはその時に話している1対1もしくは数人対数人という限定された相手とのやり取りが前提ですので、相手側の電話口に誰がいるかも判らない様な状況であれば、誰かに聞かれるとまずい内容は口にしなければ良いだけです。

メールの「誤送信リスク」は、非常に厄介です。今どきの会社におけるリスク管理の観点からは、その業種や時と場合によっては会社が潰れてしまうことさえ考えられます。

AI時代の到来によって、ビッグデータとしての個人情報の管理が議論されている中で、大規模な個人情報の漏洩などに繋がるようなミスを起こしてしまうといった事態は絶対に避けなければなりません

利便性の観点ではどうでしょうか。

これは、内容が残るという点で後々便利であるということに加え、資料を添付できるということもメールの大きなメリットだと思います。電話による口頭での説明では伝えにくい状況や雰囲気などを共有するという場面において、メールは非常に有益です。

また、店舗の建設状況や製品のサンプルなど、写真や映像を共有したいといった場面には、メールでその画像なりをあらかじめ送っておいてから電話をして確認するというのが最も便利です。

そうです。この例からも判る通り、場合によって、それぞれの”良いとこ取り”をすれば良いのです。

まとめ

mail-call

「メール」「電話」論争をまとめますと、

「臨機応変にすべし」

ということになります。

味気ない結論に落ち着いてしまいましたが、それ以上でも、それ以下でもありません。

結局はその場の状況に応じて使い分ければ良いのです。

では、なぜこういう論争が起きていたかと言いますと、昨今のデジタルネイティブと言われる世代の人達にとって、「電話」が”特殊”だからです。

彼ら若い世代は(あなたもその部類に入るかもしれませんが)、小さな頃から親や友人、学校関連の繋がりと、ほとんどのコミュニケーションをSNSやメールによって行ってきた人間であり、電話での対応や口頭での論理的な伝え方、言わば「電話コミュニケーション」の方法を知らない、もしくは非常に苦手としているのです。

そのため、「いや、それはメールじゃなくて、電話して一言言えば済むことだろう」とか、「急ぎの話なのに、メール送信完了して満足してんなよ。ちゃんと伝えてくれよ」といったことが起こってしまうのです。

時代の変化といえばそれまでですが、結局のところ、使えるツールそれぞれにおけるメリットの「良いとこ取り」をするということでしかないと思います。

電話に馴染みのない若い世代の人も、これは”仕事上必要なスキル”だと割り切って、あくまで、ビジネスをスムーズに進行するために今取るべき行動は何かという視点に立って考えれば、大きなミスは防げるのではないかと思います。

また一方で、先輩や上司に当たる”古い世代”の人達も、自分たちと若い世代には、非常に大きな”感覚の違い”が存在するのだということを再認識し、理解を示しながらコミュニケーションをとっていってもらいたいものです。

「相手の立場に立って物事を考える」

なんか、締めくくりがちょっと深い話になってしまいましたが、そんな心配りが大切だと感じる話題でした。

 

最後までご覧いただき、ありがとうございました!

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